Spring naar content

Word de baas over je e-mail – 9 tips

Hoe is het met jouw inbox?
• Hoeveel ongelezen mails en niet afgehandelde mails staan er in?
• Hoe vaak check jij je mail?
• Hoe vaak lees jij een mail voordat je er iets mee doet?

Ongewenste indringers

E-mails zijn woorden, vragen en gedachten van anderen die zonder uitnodiging en op elk moment in je inbox verschijnen. Of het nu uitkomt of niet. En die een enorme bron van afleiding en improductiviteit kunnen zijn –  als je je e-mail gedrag niet beheerst.

Zelfs een minuutje checken van je e-mail zet allerlei laatjes in je brein open. En zorgt ervoor dat je mind afgeleid wordt met allerlei extra en niet persé zinvolle en handige gedachten. E-mail lezen is zelfs een ware killer wanneer je geconcentreerd met iets bezig bent (of moet zijn 😉 ). Dat herken je vast wel.

Overzicht is key

Naast het onnodig vaak checken van je e-mail kan een rommelige of gebrek aan structuur in je inbox je ook veel energie en frustratie kosten. Zonder overzicht raak je de weg kwijt. En raak je mailtjes kwijt, of verdwijnen ze in je inbox zo ver naar onderen dat je vergeet dat je ze nog moest beantwoorden.

Hoe jij met e-mail omgaat kan je ontzettend veel tijd kosten en je heel ineffectief en improductief maken.

Met onderstaande 9 tips wordt jij de baas over jouw e-mail.

  1. Lees en beantwoord je mail niet meer dan 3x per dag
    Het 3210 keer checken van je mail voegt echt niets toe, maar zorgt er wel voor dat je telkens uit je concentratie gehaald wordt. Helpt het jou je dag te starten door eerst je inbox te checken? Begin je werkdag dan daarmee. Werkt het beter om eerst met een belangrijke taak bezig te gaan die al je concentratie vergt? Check je e-mail dan pas daarna. Kijk wat voor jouw werkt en laat jezelf wennen aan een nieuw e-mail-check ritme.
  2. Organiseer je inbox in slimme mappen en submappen
    Op onderwerp, op klant of op actie. Je kunt zelfs je e-mailprogramma zo instellen dat een bepaalde mail direct naar het juiste mapje gaat. Organiseer je adresboek ook in mappen en groepen.
  3. Lees een nieuwe mail en beslis direct wat je er mee doet:
    Direct beantwoorden (wanneer je het in minder dan 3 minuten kan) of later beantwoorden (wanneer je inschat dat het je meer tijd kost. Kies dan wanneer je het gaat doen). Archiveren of verwijderen. Zo voorkom je ook dat je dezelfde mail 6 keer leest en dus ook in je achterhoofd houdt…
  4. Bepaal hoeveel tijd je per keer in je inbox wilt doorbrengen
    Stel prioriteiten in hoe dringend de afhandeling van een mailtje is. Wanneer je iets later wilt beantwoorden, kun je de afzender met een heel kort mailtje duidelijkheid geven dat je op een later moment zijn vraag beantwoordt.
  5. Schrijf je uit bij mails van organisaties en bedrijven die je in de praktijk toch nooit leest
    Je tijd is kostbaar. Beperk je tot het bewaren van mails over onderwerpen waar je op dit moment zelf ook echt mee bezig bent. Dat verhoogt de kans dat je ze ook echt gaat lezen. En er ook wat mee gaat doen.
    En vergeet niet, met Google als je vriend kun je altijd de info vinden die je zoekt. Je hoeft niet bang te zijn dat je echt iets mist.
  6. Bepaal hoeveel e-mails er maximaal in jouw inbox mogen staan
    Wanneer de grens bereikt is ga je ze afhandelen. Je zult zien, dit gaat je voldoening geven en helpt je uitstelgedrag tegen te gaan.
  7. Zet de melding uit dat je een nieuwe e-mail hebt
    Zo wordt je simpelweg niet verleid telkens je mail te openen. Je blijft beter geconcentreerd en je kunt tenminste in een workflow terechtkomen. (dit geldt natuurlijk ook voor alle andere interessante meldingen… ;-))
  8. Gooi mail weg
    Bekijk mails kritisch of ze echt de moeite waard zijn om te bewaren (ga je echt al die bewaarde mails een keer lezen?). Leeg ook regelmatig je map verwijderde items. Je mailprogramma zal daar ook blij mee zijn.
  9. Houd je werk en privé mail gescheiden
    Naar beide kanten grenzen stellen schept orde en rust in je hoofd. Zeker wanneer werk en privé bij jou méér door elkaar lopen dan je lief is, is dit de moeite waard om te proberen.

 

Heb je iets aan deze tips gehad? Of heb je zelf nog een aanvullende e-mail tip? Vertel het hieronder!

Gepubliceerd in ,

Laat een reactie achter





Missy-2

Mis nooit meer een blog

Ontvang gratis de Happely Update met blogs, tips, nieuws en aanbiedingen direct in je mailbox.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Gratis downloads

Scroll naar boven